Entonces… ¿qué papeles necesito?

Si me preguntaran alguna vez cuál es la frase que más veces he escuchado en mi despacho en mis años de desempeño profesional, contestaría sin duda: “entonces, ¿qué papeles necesita que le traiga?”, pregunta que se repite dos o tres veces al día en sus distintas variantes.

Todo empieza con una consulta de las muchas que cada día atendemos en una notaría. Alguien entra y quiere saber cómo puede poner en orden su documentación en cuanto a la herencia de un familiar, dar de alta una casa que no está en el Registro, formalizar una compraventa o, simplemente, para hacer un testamento.

El cliente necesita ayuda. Primero la verbal, de manera que sepa que le atiende personalmente un profesional y que suele tranquilizarles cuando además les decimos que «vamos a buscar la mejor solución posible«. Una vez aclarado que la solución que el cliente requiere entra dentro de nuestro trabajo, las preguntas suelen ser siempre dos: «cuánto me va a costar» (motivo para otro artículo) y «qué le tengo que traer«.

Ambas preguntas no tienen evidentemente una única contestación y ésta depende de múltiples factores. Centrándonos en el tema de este post algunos documentos son muy simples en cuanto a lo que se requiere y basta con el siempre imprescindible documento de identificación, por ejemplo para hacer un testamento, un acta de manifestaciones o requerir para un acta de presencia. En otros hace falta poco más, por ejemplo para dar un poder hay que añadir los datos de la persona a quien se le da el poder, sea un familiar o abogados y procuradores en un poder para pleitos, así como acreditar la identidad, capacidad e interés legítimo del otorgante.

Otros son más complejos. Una compraventa requerirá de los datos de lo que se vende o se compra, acreditar los medios de pago y, en ocasiones, cierta documentación complementaria que dependerá del tipo de finca que se vende (cédula de habitabilidad, recibos de contribución, certificados energéticos y de comunidad de propietarios…). Para declarar una obra, se requiere la licencia acompañada de los certificados y documentación técnica correspondiente según el caso.

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Muchos de estos documentos pueden ser tramitados y obtenidos directamente desde la propia notaría, gracias a la modernización experimentada en los últimos años de los sistemas de comunicación y de transmisión de información.

Así,  no solo se puede obtener la nota informativa registral que forma parte habitual de la información que el propio notario obtiene, sino que, por ejemplo, se pueden solicitar y obtener también certificados de deudas de comunidad, de pago de recibos de contribución, la certificación catastral… Otros ejemplos son, en el caso de una herencia, la obtención del certificado de últimas voluntades, de seguros o la copia autorizada del testamento del fallecido sólo con el certificado de defunción aportado; o, en el caso de la constitución de una sociedad, el certificado de denominación.

Además, otros documentos necesarios pueden en ser obtenidos en escaso tiempo desde la propia notaria cuando está en el protocolo de otro notario o en el archivo general, tal y como te explica mi colega Javier. Piensa, por ejemplo, en una copia de un testamento o de una escritura cuya copia autorizada se necesita para una rectificación o para una ratificación.

Resumiendo y para simplificar, cada documento que se va a autorizar en una notaría necesita de una información previa, que a veces obtenemos de manera sencilla y, en otras ocasiones, más compleja.

Lo más fácil es siempre preguntar, sin ningún apuro. Yo lo hago cuando voy a un sitio y no sé lo que necesitan, en la notaria exactamente igual, forma parte de nuestro trabajo y ya se sabe que preguntar ¡es de sabios!