Cómo constituir una sociedad mercantil de forma telemática

Sin duda es el mundo mercantil y el de las empresas uno de los más favorecidos por la implantación de los procesos digitales. Todo lo que concierne a la creación de sociedades y el posterior proceso de alta en las diversas instancias oficiales ocupa su tiempo. Por ello, se agradece todo lo que permita acortar los plazos y, por ende, no demorar la puesta en marcha de la mismas.

La constitución de sociedades de capital -de las que las limitadas (S.L.) y las anónimas (S.A.) son las más frecuentes- requieren de una escritura notarial y de su inscripción en el correspondiente registro mercantil. Ambos procesos pueden en la actualidad realizarse por medios telemáticos. No obstante, podríamos distinguir entre la constitución de la sociedad habiendo estado los socios constituyentes físicamente en la notaría, de la constitución de sociedades sin el desplazamiento físico de los socios que firman la escritura, por medio de una videoconferencia con el notario.

Pero en ambos casos el proceso siempre es el mismo: el cliente -uno solo al constituir una sociedad unipersonal o varios si se tratara de una sociedad pluripersonal- contacta con la notaría de su elección y solicita iniciar los trámites de la constitución de su sociedad. Es normal que esto se haga por teléfono o por correo electrónico y es posible que en algún momento debiera presentarse en el despacho notarial para completar el proceso de la solicitud. La presencia física desde luego será necesaria para el momento de la firma, dejando a salvo lo que luego comentaremos para la videoconferencia.

El despacho notarial solicitará de los clientes la información personal de los socios; el nombre que han escogido para la nueva sociedad; el objeto social; el domicilio que ésta vaya a tener; el importe del capital social inicial, y el órgano de administración de la misma. En la notaría se redactará la escritura con los estatutos de la sociedad y se autorizará ante notario, bien físicamente bien por videoconferencia, como ya hemos apuntado. Una vez creada se procederá desde el despacho notarial y siempre por medios telemáticos a solicitar el NIF provisional, la presentación al pago del impuesto correspondiente y la presentación en el registro mercantil para su inscripción y válida constitución, siempre que así lo solicite el cliente.

«En la notaría se redactará la escritura con los estatutos de la sociedad y se autorizará ante notario, bien físicamente bien por videoconferencia»

La practica nos viene demostrando -así lo acreditan las estadísticas del Consejo General del Notariado- el elevado porcentaje de sociedades cuya tramitación e inscripción se solicita por medios telemáticos, superando el tradicional sistema de la presentación en papel en las diferentes instancias oficiales. La modernización de las redes informáticas del Notariado y de los Registros permiten que estos procesos se lleven a cabo de forma rápida y segura.

Con independencia de lo que hemos afirmado no queremos dejar de comentar otra vía para iniciar la constitución de sociedades: la solicitud que se puede realizar mediante los llamados “PAE” (Puntos de Asesoramiento de Emprendedores) que reúnen la información requerida de los futuros socios, confeccionan el llamado DUE (Documento Único Electrónico) y se encargan de remitirlo a la notaría de su elección, reservando una cita para determinado día y hora. El notario autorizará la escritura dentro del plazo más breve posible (generalmente 24 horas), en los términos indicados en el documento aportado y previa atención de los socios constituyentes. Y el Registro Mercantil deberá proceder a su inscripción en el plazo de 48 horas desde su recepción.

Estos plazos se cumplen sin incidencias porque ambos tramitan el DUE (prácticamente un formulario) preconfigurado y, en definitiva, realizan una labor más simplificada que en la constitución de sociedades por la vía regular. Los honorarios en ambos casos son fijos y muy asequibles, lo que hace que para los emprendedores sea un procedimiento muy atractivo. Todo ello es posible gracias al Centro de Información y Red de Creación de Empresas (CIRCE), que tutela esta tramitación electrónica para constituir y crear empresas en España, su puesta en marcha y para tramitar el alta o baja en el RETA (Régimen Especial de Trabajadores Autónomos), de una manera unificada a modo de ventanilla única empresarial.