Tengo una PYME: ¿cómo puede el notario ayudarme?

En España hay aproximadamente 2,95 millones de pymes, lo que representa el 99,8 % del tejido empresarial. Todas ellas nacieron en un mismo lugar: la notaría, donde se firma la escritura de constitución de la sociedad y se incorporan los estatutos. En ese momento inicial, el asesoramiento del notario es clave porque permitirá decidir sobre las normas estatutarias, que deben estar hechas a medida del tipo de empresa o sociedad, y sobre el objeto social, parámetro en torno al cual va a girar toda la actividad de la empresa.

La pyme nace… y luego se desarrolla. Para ello necesitará financiación de las entidades bancarias, que le será concedida si estas tienen garantías de que el dinero prestado será devuelto. Una de las garantías es la autorización de la póliza por el notario, que documentará correctamente la intervención de la sociedad, realizará el juicio de suficiencia de facultades de quien firmó e identificará a los titulares reales de la empresa a efectos de prevenir el blanqueo de capitales.

La sociedad va desarrollándose y lo que conlleva crecimiento, siendo el fedatario público testigo privilegiado en el otorgamiento de escrituras como los aumentos de capital (o reducciones, u operaciones acordeón), el otorgamiento de poderes a las diferentes personas físicas que van a poder realizar una o varias facultades representando a la empresa e, incluso, documentando cambios en el sistema de administración, sus órganos o las personas que los integran.

La base de toda actividad empresarial es la contratación mercantil y los contratos más relevantes de la vida de una empresa se documentarán en escritura pública: la compra del local donde desarrollará su actividad, la declaración de obra de edificaciones destinadas directamente al objeto social, contratos de arrendamiento (es frecuente hoy en día en los casos de empresas de energías renovables), acuerdos entre socios o protocolos familiares.

«La base de toda actividad empresarial es la contratación mercantil y los contratos más relevantes de la vida de una empresa se documentarán en escritura pública»

Si surge el conflicto, el notario puede mediar en ciertos asuntos civiles o mercantiles. Puede también protocolizar acuerdos societarios, autorizar su elevación a público y documentar las aportaciones dinerarias o no dinerarias a la empresa. Además, el expediente notarial de reclamación de deudas dinerarias no contradichas permite a un acreedor que pretenda el pago de una deuda interpelar a su deudor e, incluso, en la práctica tributaria se utiliza frecuentemente para acreditar ante la AEAT que una cantidad de IVA devengada nunca llegó a ingresarse.

Por otro lado, en determinadas ocasiones los administradores pueden requerir la presencia del notario para que levante acta de la junta general (puede hacerse a través de videoconferencia) y están obligados a hacerlo siempre que lo soliciten socios que representen, al menos, el uno por ciento del capital social en la sociedad anónima o el cinco por ciento en la sociedad de responsabilidad limitada. Los notarios son quienes firman las modificaciones estructurales de las sociedades de capital y también las actas relacionadas con el mundo digital pero muy útiles en determinados sectores empresariales (actas de WhatsApp, de correo electrónico o incluso de geoposicionamiento a través de Google si se tratase, por ejemplo, de una empresa de transportes).

La sociedad nace, se desarrolla… y muere. La escritura de disolución y liquidación de la empresa documentará su desaparición y el destino que ha de darse a los bienes, derechos y obligaciones de que era titular aquella. Lo mismo ocurre en los casos de concurso de acreedores, muchos de los cuales concluyen todavía con activos pendientes de liquidar, que se venden en la notaría cumpliendo con una serie de prevenciones legales. El fedatario también está presente en el momento de la jubilación de muchos empresarios, que cesan como administradores (nombrando a otro) y, en muchas ocasiones al mismo tiempo, venden su participación en la empresa a quien va a continuar con ella, comenzando de nuevo el ciclo vital.

Ya en el siglo XVII recordaba Baltasar Gracián la importancia de “acompañarse de valientes de entendimiento que saquen a uno de todo ignorante aprieto, riñendo contra las pendencias de la dificultad”…