Tengo una escritura muy antigua y temo perderla o que se rompa: ¿debo cambiarla por una nueva?

Siempre me ha resultado muy curiosa la forma en que las personas conservan sus escrituras en papel: todas juntas en un cajón de casa, en la caja fuerte, con una carpeta por cada asunto que ha tocado escriturar, o por cada inmueble, e incluso escrituras muy antiguas perfectamente plastificadas o escaneadas. Sin duda, este celo en la conservación del documento notarial ha sido y es una de las garantías de la seguridad jurídica preventiva en el ámbito del Derecho Privado.

En primer lugar, debe tenerse en cuenta que las escrituras que una persona conserva en su casa son copias de la escritura matriz, custodiada siempre por el notario o por el archivero. Parto, por tanto, de que el estado físico del documento notarial que conserva el interesado carece de especial relevancia, en la medida en que el original (con las firmas manuscritas) permanece siempre custodiado en el protocolo notarial. Esto permite, entre otras cosas, solicitar cuando se desee una nueva copia del documento, que será una reproducción idéntica de la escritura antigua, pero de fecha muy posterior (fecha de la copia).

Sin embargo, las copias han servido como prueba del negocio documentado en la escritura cuando han desaparecido la escritura matriz, el protocolo o los expedientes originales, circunstancias que se han dado históricamente en ocasiones como consecuencia de catástrofes, incendios u otras desgracias (por ejemplo, la destrucción de Archivos Notariales durante la Guerra Civil Española). En estos casos, conservar una escritura antigua fue clave para demostrar el acto o negocio en cuestión: quién era dueño de un inmueble, cuál era el régimen económico de un determinado matrimonio, cuál era el contenido de un testamento o, incluso, un reconocimiento de filiación.

«Los notarios pueden entregar copias electrónicas de las escrituras públicas, de forma que estos pueden presentarlas en los organismos pertinentes e intercambiárselas sin necesidad de desplazamientos»

Aquí cabe mencionar que 2023 marcó un hito en la historia del Notariado español. La Ley 11/2023 permitió a los notarios crear el protocolo notarial electrónico, que convive con el protocolo en papel. Gracias al protocolo electrónico notarial los notarios pueden entregar copias electrónicas de las escrituras públicas para ciudadanos y empresas, de forma que estos pueden presentarlas en los organismos pertinentes e intercambiárselas sin necesidad de desplazamientos, con el consiguiente ahorro en tiempo. El protocolo notarial electrónico permite generar copias con Código Seguro de Verificación (CSV) cuya comprobación tiene lugar en la Sede Electrónica Notarial.

Estos protocolos electrónicos están depositados, de forma encriptada, en el Consejo General del Notariado y solo puede acceder a ellos el notario titular de cada uno, al igual que ocurre con los protocolos en papel, que siguen estando en las notarías.

¿Se actualizan las escrituras?

Pero más relevante que el estado físico de una escritura me parece su contenido, que en ocasiones sí tiene que actualizarse. Si mi escritura documenta la propiedad de un inmueble sito, por ejemplo, en “calle de nueva apertura sin nombre ni número, de superficie ignorada”; parece interesante actualizar esta descripción de la finca, que se haría así en su día por carecer de más datos o de sistemas de medición. En estos casos, no se sustituye una escritura por la otra, sino que se otorga una nueva que complementa a la anterior, siendo las más frecuentes la declaración de obra (para hacer constar superficies en ese inmueble, edificaciones u otros) y la actualización descriptiva de la finca (nombre de la calle, linderos, … la cual es frecuente hacer constar junto con otros negocios que se otorguen sobre la misma finca como herencias o compraventas).

«En la mayoría de los casos no es necesario cambiar la escritura antigua por una nueva, si bien pueden pedirse nuevas copias o incluso complementar a aquellas con nuevos documentos notariales»

En las ciudades también se dan esta clase de problemas. Aunque desde los años sesenta los pisos y departamentos de edificios divididos en horizontal están descritos de forma muy precisa y completa en las escrituras, en ocasiones aparecen referencias o cargas urbanísticas de la época que hoy ya no existen. Por ejemplo: si mi vivienda figura en un área urbanística concreta identificada con arreglo al plan general de ordenación urbana de la época en que se construyó el edificio, quizás en mi escritura no sale ni el nombre de la calle en la que vivo. En este caso, podría actualizarse la descripción también con la finalidad de identificar debidamente mi inmueble. Es el notario quien encauzará cada uno de estos supuestos.

En definitiva y como conclusión: en la mayoría de los casos no es necesario cambiar la escritura antigua por una nueva, si bien en ocasiones puntuales pueden pedirse nuevas copias o incluso complementar a aquellas con nuevos documentos notariales que adecuen el negocio documentado en su día (o determinadas particularidades del mismo) a la realidad actual. Decía Isaac Asimov que «el cambio es la única constante en el universo».