El Notariado: la historia de un camino hacia la digitalización

El Notariado: la historia de un camino hacia la digitalización 630 455 Luis Fernández-Bravo Francés

El lanzamiento del Portal Notarial del Ciudadano, del que ya hablamos en este post, es una nueva estación de un camino, el de la digitalización de la función pública notarial, que comenzó a finales del siglo XX, cuando la firma electrónica se introducía entre las máquinas de escribir, las pantallas de fósforo verde y unas telecomunicaciones rudimentarias.

Es de ley agradecer el esfuerzo, cuando no el desvelo, a los compañeros que ocupaban entonces los órganos corporativos del Notariado. Lejos de cerrarse a la innovación, la corporación notarial tomó la bandera de la modernidad para sentar las bases de lo que hoy es el Consejo General del Notariado de España.

El punto de partida se sitúa en el año 2001, cuando la Ley introduce las tecnologías de la información y de la comunicación en la función notarial y define el documento notarial electrónico sobre el principio de neutralidad tecnológica. Los instrumentos públicos no perderán dicho carácter por el sólo hecho de estar redactados en soporte electrónico, con la firma electrónica del notario.

La aspiración era muy avanzada en su tiempo, pero consciente del posible rechazo para la época, el legislador planteó una propuesta de mínimos y así, prevé la firma electrónica para la remisión de documentos notariales por vía telemática sólo si van dirigidos a otro notario, a un registrador, a las Administraciones públicas o a los órganos jurisdiccionales, siempre “en el ámbito de su respectiva competencia y por razón de su oficio” y además para una concreta y específica finalidad, pero no con alcance general.

Para particulares, o sea, personas físicas o jurídicas que no se encuentren en esas categorías, sólo permite el envío de copias simples electrónicas y siempre que el notario no dude de su interés legítimo ni de su identidad.

¿Qué hemos construido?

La verdad es que el Notariado se podría haber quedado en esa zona de confort sin especiales dificultades. De hecho, la otra parte implicada en aquella reforma sigue tratando profesionalmente la información almacenada para remitirla luego por fax, en el siglo XXI, como canal reglamentario.

Sin embargo, la corporación notarial decidió seguir avanzando en su proceso de digitalización, creando una auténtica sede electrónica, mucho antes de que las leyes las definieran.

El Notariado se dotó de una plataforma tecnológica, la Agencia Notarial de Certificación, más conocida como Ancert, como medio propio íntegramente del notariado español, no solo para cumplir la Ley sino para prestar servicios electrónicos de valor añadido a la función pública notarial.

Desde entonces circulan por los canales seguros del Notariado español más de treinta millones de documentos electrónicos al año, manteniendo en contacto a los casi tres mil notarios con los diecisiete colegios notariales, con Administraciones públicas de ámbito nacional, autonómico y local, registros públicos y, ahora también, con el resto de Notariados de la Unión Europea. Y todo ello sin coste alguno para el erario, exclusivamente a cargo del Notariado en beneficio de nuestra función pública.

Siendo cierto lo anterior, continuamos con la restricción impuesta por la Ley de 2001: para particulares, sólo copias simples, con una eficacia limitadísima, por unos prejuicios lógicos y sensatos en aquellas fechas que hoy se deben superar.

En la práctica, la fuerza probatoria del instrumento público notarial, para ciudadanos y empresas, sólo puede predicarse de la copia autorizada y esta sólo es copia en papel timbrado, física, con las limitaciones que ello implica.

Incluso desde el punto de vista medioambiental, la necesidad desplazamiento físico de la persona hasta la oficina pública notarial, el consumo de papel, la habilitación de archivos físicos de conservación y custodia aconsejan digitalizar, por fin, la circulación de la copia autorizada.

La contraposición es evidente. Desde el punto de vista interno y frente a las Administraciones Públicas, el notario español está en la vanguardia de la digitalización, con comunicaciones en tiempo real presididas por los conceptos de seguridad, rapidez, eficiencia y economía de coste.

Sin moverse de la oficina, el notario puede presentar una escritura en los registros competentes; liquidar impuestos ante la Agencia Estatal de la Administración Tributaria, ante cualquiera de las comunidades autónomas y ante más de la mitad de los ayuntamientos de España; comunicar al catastro las transmisiones y modificaciones de inmuebles; constituir una sociedad, con su número de identificación fiscal, en menos de 24 horas y un largo etcétera, todo ello telemáticamente y de forma transparente.

Con la llegada de la pandemia, la gente se tuvo que encerrar en su casa, donde la conexión de banda ancha se convirtió en un bien de primera necesidad y donde todos nos adaptamos a la tecnología, avanzando en sólo un año lo que tal vez de otro modo habría llegado mucho más tarde.

De nuevo el Notariado español da un paso al frente y se dispone a servir a la función pública, sacando a la luz una aplicación electrónica que, con unos medios mínimos, permite al ciudadano llegar a la notaría por medios telemáticos con la máxima seguridad conforme a los estándares definidos por la Unión Europea a través del importantísimo Reglamento 910/2014 que regula no solo la firma sino también la identificación electrónica.

¿Y ahora qué?

Después de lo vivido ya no podemos dar un paso atrás. Hemos accedido a un nuevo mundo de servicios digitales y, aunque nos quejamos de las videoconferencias con los cuñados y de los trámites en línea, les vamos cogiendo el truco y ya no queremos prescindir de sus ventajas.

Por ello, el Portal Notarial del Ciudadano supone un nuevo hito para el Notariado. Gracias a esta herramienta, ciudadanos y empresas pueden acceder a la sede electrónica notarial para beneficiarse de diversas gestiones y servicios notariales, como la elección del notario, la solicitud del archivo de las copias simples de las escrituras públicas para poder tenerlas disponibles, designar al notario que autorizará el préstamo hipotecario, iniciar la tramitación de los testamentos, realizar los trámites necesarios para la creación de una sociedad, recibir asesoramiento notarial por videoconferencia… Todo ello con la misma seguridad y garantías que si fueran a las notarías, pero con la agilidad y facilidades propias de las operaciones digitales.

Luis Fernández-Bravo Francés

Notario de Puertollano (Ciudad Real) - Colaborador 2014 - 2017

Todos los post de: Luis Fernández-Bravo Francés