La digitalización ya es una realidad en el día a día de los notarios

La crisis sanitaria ha acelerado la digitalización de las empresas y los hábitos de la sociedad a un ritmo exponencial, revolución tecnológica y digitalización que condicionará de manera determinante el futuro y de nosotros dependerá adecuarnos o no a la nueva realidad según lo rápido que nos subamos a este nuevo tren.

El Notariado, sin embargo, hace años que se subió al tren, digamos… casi unos veinte años. La aprobación de la ley 24/2001 de firma electrónica permitió que todos los notarios de España pudieran (y digo pudieran porque a mí me faltaban algunos añitos para llegar a ser notaria) ejercer su profesión en el marco de las comunicaciones telemáticas y el comercio electrónico.

A través de SIGNO, los notarios realizamos cada día multitud de gestiones telemáticas que facilitan y agilizan los trámites entre nosotros, con los registros y con las administraciones públicas.

Por medio de SIGNO los notarios nos intercambiamos copias electrónicas con el mismo valor que una copia autorizada en papel, y que llegan en el mismo momento en que el notario remitente la envía mediante su firma electrónica. La diferencia es que el soporte electrónico únicamente puede enviarse entre notarios o administraciones públicas, mientras que el soporte papel puede entregarse a cualquiera que acredite interés legítimo para ello. Por ejemplo, si se firma en nuestra notaría un poder para vender una finca que se encuentra ubicada en la otra punta del país y donde va a firmarse la escritura de venta, el notario autorizante del poder envía mediante SIGNO la copia electrónica de ese poder al notario que va a autorizar la escritura de compraventa, y que la recibe de manera inmediata al envío. De esta forma, se evita el desplazamiento de una de las partes al lugar en cuestión, así como la necesidad de enviar por servicio postal la copia autorizada en papel (que tardaría días en llegar). Las mismas garantías, pero con un importante ahorro de tiempo y coste.

Igualmente, algunas escrituras en el ámbito inmobiliario y mercantil requieren de su inscripción en el Registro de la Propiedad o en el Registro Mercantil. Los notarios las presentamos en los registros correspondientes mediante la copia autorizada electrónica, evitando que la dilación de su presentación física en papel pudiera conllevar la entrada de alguna carga que perjudicara al adquirente (en caso, por ejemplo, de venta un inmueble objeto de un embargo).

También es muy importante el envío que se hace al Catastro de las copias electrónicas de las escrituras que conllevan un cambio de titularidad (sea por compraventa, herencias, extinción de condominio, etc). En estos casos, el Catastro procede a dicho cambio de propietario en el momento en que recibe la copia notarial, evitando que el nuevo dueño tenga que desplazarse para solicitar físicamente ese cambio por sí mismo.

Estos son sólo unos ejemplos de toda una gestión telemática que los notarios llevamos a cabo día a día en nuestros despachos. A ello podría añadir, someramente, el envío de partes testamentarios al Registro Central de Últimas Voluntades; el envío de copias electrónicas a ayuntamientos en caso de cambio de titularidad; la solicitud del CIF para sociedades que acabamos de constituir y su inscripción en el Registro Mercantil, y un largo etc. que no cabría en este post.

Nuestro nuevo reto, en tiempos de pandemia y con una visión hacia un futuro que ya está aquí, es la posibilidad de autorizar determinados tipos de escrituras y pólizas mercantiles mediante videoconferencia con todas las garantías exigibles. Tenemos todo nuestro sistema (SIGNO) preparado desde hace meses (concretamente desde final de marzo). Estamos preparados para ello.

*Este artículo fue publicado originalmente en Byzness el 3 de noviembre de 2020.