He perdido mi escritura, ¿cómo puedo recuperarla?

10.07.2015 José María Rilo - ArchiveroEn mi primera notaría, tenía archivadas escrituras de hasta cien años de antigüedad. Ante la solicitud de copia de una escritura del año 1920, nos pusimos manos a la obra. Evidentemente, el documento estaba redactada a mano y un poco afectado por la humedad, ya que tiempo atrás, el tomo donde se contenía había estado en el desván del ayuntamiento sin recibir el cuidado preciso.

Lo cómodo para la notaría hubiese sido fotocopiar el texto de la escritura sin más, pero de hacerlo así, la copia no hubiese sido del todo inteligible. Por eso la transcribimos palabra a palabra, línea a línea, en un Word y así expedimos la copia. Cuando la interesada vino a recogerla, al ver la factura de unos cincuenta euros (de acuerdo al arancel aplicable), exclamó con toda naturalidad, que qué caro era aquello. Acto seguido, yo le pregunté a la señora que cuanto debía valer el tener archivadas y localizables todas y cada una de las escrituras notariales que se hacen a lo largo de cien años o más, a lo cual la señora me contestó: “eso no tiene precio”.

Tiempo después, tuve una conversación con un amable abogado británico que asesoraba a sus clientes para una compraventa en una zona costera, haciéndole ver las bondades de nuestro sistema (el llamado notariado latino predominante en Europa), en relación al suyo (sistema anglosajón). Explicándole cómo en España los costes de transacción son mucho menores porque el notario, y también el Registro de la propiedad, velan por el control de la legalidad y la seguridad jurídica preventiva, lo cual hace innecesario acudir a sistemas de aseguramiento para cada operación. Que por ello, el notario (llamémosle continental) no es un mero legitimador de firmas, ya que controla la legalidad del negocio (identidad, capacidad, voluntad de los otorgantes, adecuación del negocio a la legalidad, suficiencia de poderes, cargas y gravámenes, entre otros aspectos precio), o lo que es conocido en el imaginario colectivo como “firmado ante notario”.

La verdad, no sé si fui del todo convincente,  pero puedo asegurar que el abogado se llevó una grata sorpresa cuando le expliqué la factura y el sistema de archivo y reproducción de los documentos notariales, exclamando con naturalidad “very good, very cheap”.Cabecera

Sirvan estas anécdotas para ilustrar la importancia de la función de archivo que realizan las notarías. Para entendernos, las escrituras, actas y pólizas originales que se firman por los otorgantes en las notarías, se quedan en esas notarías. El notario al cargo de la notaría expide copias que las reproducen, tantas como soliciten los interesados. Los originales se encuadernan y esos tomos, que forman el protocolo, se guardan en todas las notarías veinticinco años. A partir de ese momento, hay notarías de distrito que conservan las de las notarías de la zona hasta los cien años. Y a partir de esa fecha, los tomos se remiten a los archivos históricos, (Colegios notariales o archivos autonómicos básicamente).

Si a eso añadimos que, al acabar el año, siempre se elaboraba un índice cronológico y alfabético de las escrituras, actas y pólizas (desde hace años telemático tenemos como resultado que cualquiera de estos documentos que se otorgue o intervenga en España será fácilmente localizable.

A día de hoy, además, todas las escrituras y actas notariales, o pólizas intervenidas, constan en formatos electrónicos y la solicitud de copias puede hacerse telemáticamente de una notaría a otra, a través de la red notarial.

Además, debe quedar claro que la conservación física de estos documentos (encuadernación, almacenamiento y transporte), así como la instalación de archivos electrónicos y de la red notarial, corren a cuenta y cargo de los notarios y que esa labor de evidente interés público tiene un coste cero para el ciudadano. Tan sólo cuando el interesado solicite una copia se le cobrará por ello, de acuerdo al arancel vigente, dependiendo básicamente de la extensión de la escritura y su antigüedad.

Por ello, esa labor de archivo debe entenderse como un valor añadido que proporciona el notariado español, que a veces los propios notarios infravaloramos, damos por hecha, y no sabemos explicar.

Acerca de José María Rilo Nieto

Notario de Rianxo (La Coruña)

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