El notario: a la vanguardia de la tecnología

A pesar de que tradicionalmente se nos ha considerado un cuerpo un poco “anclado” en el pasado, basado en estructuras antiguas, esta leyenda urbana no puede estar más lejos de la realidad. El notario es un profesional que se encuentra a la vanguardia de las nuevas tecnologías y que lleva realizando desde hace aproximadamente quince años un importantísimo esfuerzo de modernización de la institución.

El notario, además de desarrollar su actividad profesional de asesoramiento, control de la legalidad  y dación de fe, complementa su función llevando a cabo una serie de trámites y trabajos complementarios con la finalidad, por un lado, de cumplir sus deberes de colaboración con la Administración (cada vez más amplios, por cierto) y, por otro lado, de ofrecer a sus clientes un servicio dinámico, ágil e inmediato, acorde con las exigencias de nuestros despachos, donde ya casi nada puede esperar.

Todo ello no sería posible sin la implantación de las herramientas telemáticas adecuadas que, tanto los notarios como el personal de la notaría, tenemos obligación de conocer y manejar. Estos instrumentos se desarrollan a través de plataformas tecnológicas seguras y del uso de la firma electrónica reconocida.  El sistema garantiza la integridad de los datos, la seguridad y la autenticidad del origen.

Los notarios también firmamos “online” y nuestra firma electrónica posee el mismo valor que la firma manuscrita.

Los servicios telemáticos que ponemos a disposición de las personas físicas y jurídicas son de muy diversa índole. Hablemos de algunos de ellos:

• Constitución de Sociedades: Es posible crear una empresa mediante su tramitación telemática en 24 horas. Coloquialmente reciben el nombre de sociedades Express precisamente por esta razón. Desde la notaría solicitaremos el nombre de la empresa, pediremos a Hacienda que nos facilite un NIF provisional, presentaremos el documento a liquidación de impuestos y enviaremos una copia al Registro Mercantil, que inscribirá el documento. Todo ello en el mismo día. Este trámite adquiere especial utilidad en las notarías rurales, donde no suelen existir ni oficinas liquidadoras ni Registro de la Propiedad. Todas estas gestiones se pueden llevar a cabo desde nuestros despachos, sin necesidad de desplazamientos a las capitales de provincia y sin los costes y demoras que ello conlleva.
• Consulta del Catastro, obtención de certificaciones catastrales y notificación de los cambios de titular: En mi opinión, es la gestión online que más agradecen nuestros clientes y donde los avances tecnológicos han dado mejor resultado. La certificación catastral descriptiva y gráfica es un documento de incorporación obligatoria en las escrituras sobre inmuebles. El poder visualizar, en papel o desde las pantallas de nuestros ordenadores, la finca sobre la que vamos a trabajar  permite la posibilidad de actualizar descripciones, linderos, valores, descubrir errores… Los cambios de titular de las fincas, como consecuencia de las operaciones que formalizamos, son comunicados desde nuestros despachos periódicamente a la Administración.
• Liquidación de impuestos y presentación a los Registros:  Todos los contratos que se  formalizan en escritura pública, ya sean de compraventa, donación, préstamo o de cualquier otro tipo, generan obligaciones fiscales que los particulares o empresas tienen que cumplimentar en plazos cortos. Hoy en día, es posible realizar estos engorrosos trámites desde la notaría,  prácticamente el mismo día de la firma y bajo la exclusiva responsabilidad del notario. Es el caso del Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados del Impuesto sobre el Incremento del Valor de los Terrenos de Naturaleza Urbana (conocido comúnmente como plusvalía municipal).
• Herencias: El documento notarial por excelencia es la escritura de herencia. Con sólo aportar el certificado de defunción, desde la notaría tramitaremos la obtención de todos los demás documentos: certificado de últimas voluntades, certificado de existencia o no de contratos de seguros, petición de la copia del testamento cualquiera que sea la notaría donde se formalizó… A través de la Red Privada Notarial, que funciona a modo de Intranet, los casi tres mil despachos notariales existentes en España están interconectados.
• Consulta online de deudas tributarias de los bienes a adquirir: Esta consulta que hacemos desde la notaría evita “sorpresas de última hora” respecto a deudas pendientes que la finca pueda tener por el impuesto sobre bienes inmuebles. Esas deudas seguirán siendo propias del vendedor, pero afectan a la finca que pasa a manos de un nuevo propietario. Nadie quiere ver peligrar la finca que ha comprado por deudas que nada tienen que ver con él.
• Presentación de las escrituras en los registros: Junto a la tradicional copia en papel, y con el mismo valor y efectos, existe la llamada copia electrónica. Esta copia, firmada electrónicamente por el notario, es presentada en el Registro de la Propiedad en cuanto los interesados han firmado. Desde ese momento, la escritura tiene “ganado el premio del asiento” y cualquier documento que sobre la misma finca pretenda acceder (pensemos en un embargo del que el vendedor no nos haya informado) será automáticamente rechazado.
• Administración electrónica: Nuestra vertiente funcionarial se desarrolla en gran medida a través de Internet. Periódicamente comunicamos a los Ayuntamientos, Comunidades Autónomas, Catastro, etc., información extraída de los documentos que autorizamos, facilitando así que los organismos públicos dispongan lo más rápido posible de los datos necesarios para velar por el cumplimiento de las obligaciones.

La necesidad de limitar la extensión de este post me obliga a parar aquí. Pero lo expuesto no es más que una pequeña muestra  de lo que podemos hacer online para conseguir mayor agilidad, precisión, seguridad y  beneficio a la sociedad.