La conexión online entre notarías

A pesar de que en la actualidad es muy frecuente la contratación a distancia y la adquisición online de toda clase de bienes y servicios, no es posible la prestación de todos los servicios notariales por estas vías. Y ello fundamentalmente se debe a que la elaboración y la trascendencia jurídica de los documentos notariales (en especial, los que recogen declaraciones de voluntad de carácter contractual o negocial) requieren, en casi todos los casos, la presencia física de la persona o personas interesadas.

El notario tiene que identificar a la persona y escanear su documento de identidad, tiene que asegurarse de que esa persona tiene la voluntad y la capacidad necesaria para querer y asumir todas las consecuencias jurídicas de lo que firma, obviamente tiene que explicar el contenido del documento y, además, si los interesados están de acuerdo con ese contenido, deben firmar en su presencia.

Todo esto, y alguna cosilla más, hace imposible que una persona pueda firmar “a distancia”, por ejemplo, una escritura de compraventa o un testamento, porque no podríamos saber cosas cómo si es quien dice ser, si actúa libre y voluntariamente, o si está en condiciones de entender lo que firma.

Ahora bien, ello no quiere decir que el notariado cierre las puertas a los avances tecnológicos propios del tiempo en que vivimos, ni muchísimo menos. Precisamente, el notariado español está a la vanguardia de la innovación tecnológica y ya hay (y aumentan casi a diario) multitud de trámites y gestiones notariales que se hacen telemáticamente a través de plataformas que conectan a todos los notarios entre sí y con muy variadas instituciones.

En este blog os hemos hablado de algunos de estos trámites en varias entradas, y especialmente aquí:

• El notario, a la vanguardia de la tecnología
• ¿Ha dicho notaría o tecnología?
• Las nuevas tecnologías y los notarios: ventajas para el consumidor

Un ejemplo de ello es la remisión de copias autorizadas electrónicas entre distintas notarías, documentos notariales que consisten en archivos informáticos (PDF) que pueden enviarse de una notaría a otra por vía telemática segura.

Pensemos en una familia, formada por una viuda reciente y tres hijos, de los cuales uno (Carlos) vive con su madre en Madrid; otra (María) vive en Santander y otra (Nuria) vive en Alicante. Además, el testamento del fallecido se custodia en una notaría de Burgos y la firma de la escritura de herencia es imprescindible como paso previo para vender una casa en Palma que forma parte de la herencia. Necesitan que todos estos trámites se hagan rápido porque, si no, corren el riesgo de perder esa oportunidad de venta.

En un caso como este, es perfectamente posible que:

• Carlos y su madre, (presentando el certificado de defunción, el de últimas voluntades y el del registro de seguros) soliciten, a través del notario de Madrid, copia del testamento al notario de Burgos, que a su vez lo remitiría telemáticamente al primero, el cual “trasladaría” esa copia a papel para utilizarla en la escritura de herencia.
• A su vez, las hijas (María y Nuria) pueden otorgar sendos poderes a favor de Carlos y/o de su madre para otorgar la escritura de herencia, poderes cuyas copias se remitirían inmediatamente después y también telemáticamente, una desde Santander y otra desde Alicante, a la notaría de Madrid donde se firmaría esa escritura. Una vez firmada, y también mediante el envío de copias telemáticas, se podría, desde la notaría de Madrid, presentar y en su caso pagar los impuestos correspondientes y presentar en el Registro de la Propiedad.
• Y Carlos y su madre desde Madrid, y María desde Santander, podrían otorgar también poderes a favor de Nuria para vender la casa de Palma y enviar las copias por el mismo procedimiento a una notaría de dicha localidad, a la que también se enviaría desde Madrid la copia de la escritura de herencia. Y, una vez firmada la venta, (habiéndose aportado la restante documentación en su caso necesaria) podría también después presentarse y en su caso pagar los impuestos correspondientes y presentarse en el Registro de la Propiedad, también mediante envío de copias telemáticas.

Todo ello supone que en un plazo de tiempo muy breve (en ocasiones prácticamente “a tiempo real”, sin perjuicio de lo que puedan dilatarse otros trámites como los fiscales o la calificación y la inscripción definitiva en el registro) podría quedar todo arreglado con garantías para todos los interesados y con evidentes ventajas con respecto al sistema tradicional de entrega de copia en papel y remisión por correo ordinario a sus destinatarios.

Por supuesto, no dudes en consultar con un notario cómo funcionan estos servicios y si pueden serte útiles en tu caso concreto.