Tus datos personales están a salvo conmigo

¿Sabes de qué año es la Ley de Protección de Datos de Carácter Personal? Probablemente me dirás que data de 1999. Estás en lo cierto, pero, ¿qué pensarías si te digo que es de 1862?

Me estoy refiriendo a la Ley del Notariado, de 28 de mayo de 1862. Entre los muchos aspectos de la función notarial que regula, se halla el del secreto del Protocolo.

Para empezar: ¿sabes qué es el Protocolo Notarial? Es el archivo de escrituras originales que se otorgan en una notaría y se conservan en ésta durante veinticinco años. Pasado este plazo, se guardan en un archivo en el Distrito Notarial o Provincial. Sea quien sea el notario que sirva cada notaría, las escrituras se conservan en ella, porque el Protocolo pertenece al Estado y no al notario.

El Protocolo es secreto. Con ello no me refiero  al obligado deber de secreto profesional del notario, sino al deber que éste tiene de impedir que personas extrañas tengan acceso indebidamente al contenido del Protocolo. Y esta obligación se cumple de dos maneras: custodiando  debidamente las escrituras originales y expidiendo copias de las mismas sólo a quien tenga derecho a obtenerlas. Concretemos:

-El Protocolo, es decir, el archivo de escrituras originales, debe conservarse adecuadamente en la notaría sin poder ser extraído de la misma. El documento notarial pertenece al Estado y el notario te dará una copia que a todos los efectos tendrá el mismo valor que el documento original. Una vez otorgado ese documento, el notario tiene la obligación de  custodiar el original y sólo podrá permitirte examinarlo en su presencia, pero sin poder extraerlo de la notaría. Y sólo tú y otras personas que hayan firmado ese documento podréis realizar ese examen visual del documento. Excepcionalmente, y solo en casos extremos, el documento que obra en el Protocolo podrá salir del mismo en virtud de un mandato judicial.

-Una vez otorgado un documento público notarial, el notario tiene el deber de expedir copia autorizada a favor de cada otorgante (salvo que renuncien a ella). Esas copias, que contienen la firma y el sello del notario, tienen el valor de documento original. Si la extravías, no te preocupes: podrás solicitar cuantas precises o cuantas quieras, no tendrás que justificar tu petición. Sólo por el hecho de haber otorgado el documento ante notario, tienes derecho a que se te proporcionen las copias que desees. Pero sólo a ti y a las demás personas que hayan otorgado ese documento.

Nadie más que los otorgantes, o los herederos de los que hayan fallecido, tienen derecho a obtener copias de un documento notarial (con excepción de que la solicitud provenga de un órgano judicial o administrativo y sea justificada a juicio del notario).

Si has otorgado testamento, mientras vivas, sólo tú podrás solicitar una copia del mismo. Y tras tu fallecimiento, el notario sólo les dará copia a las personas a las que le hayas hecho alguna atribución de bienes o derechos. También tendrán derecho a copia de testamento las personas a las que, aunque no sean beneficiarias de alguna disposición, tendrían algún derecho a tu herencia derivado de la propia ley o serían herederos si no hubieras hecho testamento o se declarase nulo por cualquier motivo.

Como habrás podido observar, las posibilidades de que personas extrañas tengan acceso a documentos que hayas firmado son prácticamente inexistentes.

¿Qué tratamiento tienen tus datos personales en la notaría?

• Con carácter previo a otorgar un documento: tus datos personales y una copia de tu documento de identidad se guardan en archivo digital durante un determinado plazo.
• Una vez otorgado un documento: el notario elabora unos índices que contienen los datos fundamentales de cada documento (otorgantes, bienes, precio, forma de pago, etc.) que son enviados a las Administraciones públicas interesadas (Hacienda, Catastro, etc.). Si se trata de un testamento, el notario da parte al Registro General de Últimas Voluntades. No envía copia de tu testamento, sino que se limita a comunicar al Registro el hecho de que lo has otorgado.

El notario jamás dará a tus datos personales un uso ajeno a la función pública notarial. Por ello:

• Nunca recibirás publicidad de un notario porque la publicidad le está prohibida.
• Nunca cederá tus datos a terceros.  Sólo organismos públicos con una legitimación acreditada para obtenerlos podrán solicitarlos,  nunca un particular o empresa: y, cuando hablo de tus datos, incluyo copias de los documentos que hayas otorgado, como anteriormente he comentado.
• Cuando un notario cambia de plaza, no puede llevarse consigo tus datos. Tus datos se quedan en la notaría en que has otorgado un documento público. Por tanto, no le pertenecen al notario.

Todos estos deberes vienen impuestos por la Ley y el Reglamento Notariales. Pero, además de ello, el notario está sujeto al cumplimiento de “la otra” ley de protección de datos, la LOPD de 1999.

En resumen, no temas en proporcionar tus datos al notario. Con él están seguros. Y, si tienes dudas, no dudes en preguntarle.